De sociale inspectie: hoe bereid je je optimaal voor?

Bezoek van de sociale inspectie, verwacht of onverwacht, brengt heel wat stress met zich mee. KMOinsider zocht uit hoe je je in enkele stappen optimaal hierop kan voorbereiden.

Doorgaans vinden sociale inspecties aangekondigd plaats. Je kan jezelf als zaakvoerder er dus op voorbereiden en er bijvoorbeeld voor zorgen dat je op die dag aanwezig bent in je zaak. Toch is het mogelijk dat de inspectie onverwacht gebeurt. Daarbij mikt de inspectiedienst vooral op het verrassingseffect: wie iets verkeerd doet, heeft geen tijd om dit te verdoezelen.

1. Weet wie er op bezoek komt

De ‘sociale inspectie’ verwijst naar verschillende overheidsdiensten met ieder hun eigen bevoegdheden. Daarom is het belangrijk dat je weet wie er precies op bezoek komt. Zo kan je bezoek krijgen van de dienst Toezicht op de Sociale Wetten, de RSZ of de RVA.

Toezicht op de Sociale Wetten

Deze dienst kijkt toe op de naleving van de arbeidsreglementering. Hiermee moet je rekening houden bij je voorbereiding op het bezoek van Toezicht Sociale Wetten:

• Betaal je je werknemers een correct loon?
• Respecteer je de regels rond arbeidsduur, nachtarbeid, zondagsrust en feestdagen?
• Houd je je aan de afspraken uit de cao’s (verlof, verplaatsingskosten, premies, enz.)?
• Heeft je onderneming een reglementair arbeidsreglement?
• Respecteer je de regels rond sociale verkiezingen?

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)

Zij waakt over de naleving van de verplichtingen inzake sociale zekerheid. Hiermee moet je rekening houden bij je voorbereiding op het bezoek van deze sociale inspectie RSZ:

• Heb je als werkgever je sociale bijdragen betaald?
• Sloot je een arbeidsongevallenverzekering af voor je medewerkers?
• Ben je in orde met je Dimona-aangiftes?
• Respecteer je de sociale rechten van je medewerkers?

Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA)

Zij waakt over het toekennen en controleren van werkloosheidsuitkeringen. Hiermee moet je rekening houden bij de voorbereiding op het bezoek van de RVA:

• Stel je geen werknemers te werk die gelijktijdig een werkloosheidsuitkering krijgen?
• Respecteer je de regels omtrent het stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag?
• Houd je je aan de regels inzake loopbaanonderbreking en tijdskrediet?
• Pas je de wetgeving omtrent dienstencheques correct toe?

2. Weet wat je moet tonen en zeggen

Je krijgt op voorhand altijd een brief van de sociale inspectie waarin staat welke documenten de inspecteur zal controleren. Zorg ervoor dat deze correct geklasseerd staan zodat je ze snel kan bovenhalen wanneer ernaar gevraagd wordt.

Volgende documenten zal je sowieso moeten tonen tijdens de sociale inspectie:

• het arbeidsreglement,
• fiches betreffende je deeltijdse medewerkers, zoals een uurrooster,
• een overzicht van de lonen en basisvoordelen voor je werknemers, en
• documenten over voordelen alle aard (VAA) en terugbetaling van onkosten.

Wat kan je beter (niet) zeggen?

Niet alleen is het belangrijk dat je weet wat je bij de sociale inspectie moet tonen, ook is het raadzaam na te denken over wat je beter (niet) kan zeggen tijdens deze inspectie. Informeer je medewerkers over het bezoek van de sociale inspectie, want het is goed mogelijk dat de inspecteur een van hen apart roept om even te praten. Spreek daarom goed op voorhand met met je werknemers af wat ze kunnen zeggen, en wat best niet.

3. Roep de hulp van experts in

Omdat het bij een sociale inspectie vaak over ingewikkelde juridische materie gaat, is het aangewezen om de hulp van experts in te roepen. Zij kunnen je bijstaan bij je voorbereiding op, maar ook tijdens de inspectie. Tip: laat je zaak preventief screenen.