Het kantoor van de toekomst moet samenwerken stimuleren

Facility

Met de opkomst van het tijd- en plaatsonafhankelijk werken, verandert ook de rol van de kantoorruimte. Werknemers gaan steeds meer op flexibele tijden naar de zaak om collega's te ontmoeten en samen te werken, niet meer om zich op een afgesloten plek van negen tot vijf op een afdelingsproject te storten. Het Amerikaanse bedrijf Steelcase ontwerpt de kantoren van de toekomst, vertelt workplace consultant Annemieke Garskamp.

De Nederlandse vestiging van Steelcase in Amsterdam Zuidoost dient als kantoorruimte voor de medewerkers en is tegelijkertijd showroom voor concepten. In de met duurzame materialen ('cradle to cradle') gevarieerd ingerichte gemeenschappelijke ruimtes ademen Het Nieuwe Werken. Daarin loopt Nederland voor.

Annemieke Garskamp: "De Nederlandse markt is specifiek want wij hebben Het Nieuwe Werken in de gehele bedrijfskolom doorgevoerd, en dat is verder dan waar ook ter wereld. Waarom? Daar wordt nu onderzoek naar gedaan maar cultuurverschillen blijken een belangrijke factor. De Nederlandse cultuur maakt dat dit bij ons past. Wij houden niet van hiërarchie en staan open voor veranderingen; we zijn nieuwsgierig en hebben daarnaast ook nog een wat langere termijnvisie dan o.a. Britten en Amerikanen. Dat heeft te maken met de vele familiebedrijven die er van oudsher zijn in Nederland."

Garskamp adviseert bedrijven hoe het kantoor van de toekomst in te richten. Dat is maatwerk want bij elke organisatie past een ander concept. De strategische visie en de ruimtelijke aspecten worden meegewogen, maar zeker ook de ideeën van de medewerkers over hoe hun ideale werkomgeving eruit dient te zien.

Uit de nauwgezette verkenning volgen aanbevelingen waarna zij samen met de opdrachtgevende organisatie de beste richting bepaalt, en overlegt hoever de klant daarin op dat moment kan gaan. "We houden daarbij altijd in het oog dat de werkomgeving dezelfde koers vaart als waar de organisatie heen gaat," aldus Annemieke Garskamp. "Bedrijven vinden het bijvoorbeeld belangrijk dat over afdelingsgrenzen heen wordt samengewerkt. Om dat te bereiken moet je dus plaatsen creëren waar mensen elkaar tegenkomen. Als ze alles in hun bureau hebben, komen ze hun bureau niet uit."

Ontmoeten en samenwerken

De kamers van alle wanden ontdoen zal voor menigeen een te rigoureuze oplossing betekenen, maar duidelijk stellen dat niemand een eigen printer mag hebben, is soms wel noodzakelijk. Daar waar de gemeenschappelijke koffiemachine, de printer en het kopieerapparaat staan, moeten mensen elkaar wel ontmoeten. Want daar draait het om in het kantoor van het heden en zeker dat van de toekomst: ontmoeten en samenwerken. Tien jaar geleden gingen mensen nog naar kantoor om te werken. Dat kan nu overal. Tegenwoordig gaan ze naar kantoor om collega's te ontmoeten, te overleggen en samen te werken. De functie van het kantoor is dus veranderd. Het is de verschuiving van 'I-space naar We-space'. De prognose is dat binnen tien jaar tachtig procent van de werktijd uit samenwerking zal bestaan."

Samenwerken blijkt ook efficiënter en productiever voor een organisatie. Vroeger kregen afdelingen een stukje werkproces dat zij afmaakten en vervolgens doorschoven naar een andere afdeling. Maar dit gaat te langzaam. Het met elkaar aan een eindproduct werken en daardoor steeds een totaaloverzicht hebben, functioneert veel beter. Het vereist ook meer creativiteit en meedenken van de medewerkers.

Vijf thema's

Telkens opnieuw stellen de consultants van Steelcase zichzelf de vraag wat de laatste ontwikkelingen binnen Het Nieuwe Werken voor het kantoor betekenen. Daarbij worden vijf thema's in acht genomen. Annemieke Garskamp licht toe.

Ten eerste wordt het efficiënt gebruik van het aantal vierkante meters kritisch onder de loep genomen. "Er zijn heel veel werkplekken die niet worden benut. Vroeger lag de nadruk sterk de op kostenreductie en het terugdringen van vierkante meters. Nu is dat minder en realiseren we ons ook dat een prettige werkomgeving mensen efficiënter en productiever maakt."

Ten tweede is de diversiteit een belangrijke leidraad. Want Het Nieuwe Werken op kantoor is meer dan een ontmoeting bij de koffiemachine en een formele vergadering. Brainstormsessies, reflecterende momenten en staande praatjes vragen ieder om een eigen inrichting. Dat geldt ook voor de integratie van nieuwe technologie. Eén van de paradepaardjes van Steelcase is bijvoorbeeld de media:scape, 'een combinatie van meubilair en technologie die mens en informatie samenbrengt en teams helpt te presteren'. Hiermee kunnen onder meer verschillende mensen tegelijkertijd interactief via hun laptops met elkaar communiceren op een groot beeldscherm.

Ook het werken aan een sterk werkgeversmerk, employer branding, heeft invloed op de inrichting van het kantoor. Je wilt dat mensen graag naar kantoor komen om zich onderdeel van de organisatie te voelen. Het kantoor moet staan voor wie je bent. Daarmee behoren de anonieme designkantoren uit de jaren tachtig met de dure leren zetels bij de receptie die 'klasse' uitstraalden tot het verleden. De medewerker van nu moet zich er thuis voelen, het kantoor zelfs zien als een plek om even bij te kunnen tanken.

Zo hopen bedrijven een aantrekkelijke werkgever te zijn voor het almaar schaarser wordende talent. Want alleen een hoog salaris niet meer zaligmakend. Er is een kentering gaande. Veel jonge mensen zijn zich ervan bewust dat werk onderdeel uitmaakt van je leefstijl. In de kantooromgeving kun je dat fysiek tot uiting brengen. Maar bij iedere bedrijfscultuur past een type medewerker. Steelcase gebruikt daarom bepaalde medewerkersprofielen om de kantoorinrichting ook daarop aan te laten sluiten.

Het welzijn van de medewerker is eveneens een belangrijke factor bij de inrichting van nieuwe kantoren. "De druk op mensen wordt steeds groter. Onze uitdaging is om ervoor te zorgen dat de werkomgeving niet nog meer stress toevoegt. Het moet juist mensen helpen om zich beter te voelen."

Onderdeel van HR

De werkomgeving wordt steeds meer gezien als onderdeel van de interne strategie van organisaties.

Annemieke Garskamp: "De werkomgeving is eenonderdeel deel van HR en heeft daardoor nood aan andere processen. Managers zullen bijvoorbeeld op een andere wijze hun medewerkers aan moeten sturen, nu zij minder zicht op hen hebben. En IT-aansluitingen zijn noodzakelijk. De hele organisatie zal ingericht moeten worden op werken op afstand en mobiliteit."
Alleen de werkplek aanpakken zonder Het Nieuwe Werken breed in de organisatie door te voeren, werkt dus niet. Andersom trouwens evenmin. Vaak is het een geleidelijke ontwikkeling. Eerst is er een digitaliseringslag, daarna meer mobiliteit en vervolgens verandert de inrichting van het kantoor."

Stel een vraag
aan een specialist

Heeft u vragen? Wij helpen u graag verder.

Ook interessant

Interessante bedrijven

Bekijk de socials