Een vergadering kan je maar beter goed voorbereiden

Uitnodigingen

Zorg dat iedereen tijdig uitgenodigd is voor de vergadering. Controleer wie er aanwezig zal zijn en wie verhinderd is. Bij het opstellen van het verslag van de vergadering moet ook duidelijk melding gemaakt worden van de lijst der aanwezigen en de lijst van de verontschuldigden.
Zorg dat er iemand verantwoordelijk is voor de reservatie van de zaal en toebehoren, koffie, thee e.d. Laat deze persoon ook duidelijk van tevoren controleren of alles wel degelijk in orde is, zodat er geen tijd verloren wordt van zodra de vergadering begint.

Dagorde

Bepaal van tevoren een duidelijke dagorde en zet als laatste punt: diversen of varia. Zorg dat deze dagorde aan de deelnemers van een vergadering minstens 48 uur voor de vergadering bezorgd wordt, zodat zij nog de tijd hebben om zich voor te bereiden op de vergadering en eventueel dossierkennis kunnen opdoen.

Sta als hoofd van de vergadering niet toe dat een vergadering onderbroken of afgeleid wordt door telefoongesprekken. Alle deelnemers aan de vergadering moeten hun mobiel telefoontoestel uitzetten. Secretaresses of andere medewerkers die niet aan de vergadering deelnemen, moeten medegedeeld worden dat zij de vergadering niet mogen onderbreken behalve in noodgevallen.

Sta ook niet toe dat andere onderwerpen dan diegene die op de dagorde (de agenda) staan behandeld worden behalve in het punt "diversen" of "varia".

De kwaliteit van de leiding wordt afgemeten aan de manier waarop een vergadering voorbereid en geleid wordt.

Begin stipt

Begin een vergadering altijd op het uur dat ze gepland is. Hoe stipter hoe beter. Laatkomers beledigen zichzelf en plaatsen zich in een vervelende positie. Laat mensen die op tijd zijn niet wachten op mensen die te laat zijn. Straf nooit de mensen die zich aan de regels houden.

Maak niet de fout om laatkomers te informeren over wat er ondertussen al wel gezegd werd. Dat moeten ze in het verslag lezen.

Stiptheid is de enige manier om orde en respect in de vergadering te krijgen. Mensen die ervaring hebben met vergaderingen zullen u kunnen vertellen dat het altijd dezelfden zijn die op tijd komen en ook altijd dezelfde die te laat komen.

Besluitvorming

Behandel alle onderwerpen van de dagorde zoals ze ook op de dagorde staan. Sluit geen enkel dagordepunt af vooraleer een conclusie getrokken te hebben. Een punt waarover geen eensgezindheid bestaat, mag vanzelfsprekend afgesloten worden met als besluit: wordt opnieuw op de dagorde van de volgende vergadering geplaatst.

Als een dagordepunt afgesloten wordt, moet ook duidelijk afgesproken worden wie wat gaat doen. De taakverdeling die volgt op de besluitvorming is zeer belangrijk. Het dient alleszins in het verslag opgenomen te worden, zodat er hierover geen misverstanden kunnen zijn.

Verslaggeving

Bepaal van tevoren wie het verslag van de vergadering maakt en op welke manier de vergadering dit verslag wil. Sommigen houden eraan dat er een gedetailleerd verslag gemaakt wordt, waarbij iedere tussenkomst een plaats krijgt. Anderen verkiezen een verslag dat uitsluitend aandacht schenkt aan de beslissingen van de vergadering.

Zorg ervoor dat het verslag zo snel mogelijk na de vergadering verstuurd wordt.

Gebruikelijk is dat de voorzitter het verslag eerst leest vooraleer het naar de aanwezigen verstuurd wordt. De voorzitter kan ook beslissen wie er – buiten de aanwezigen – ook nog een dubbel van het verslag moet krijgen.

Begin de volgende vergadering met dezelfde groep altijd met de vraag of er opmerkingen zijn aan het verslag van de vorige vergadering en laat noteren dat er geen opmerkingen zijn of wie welke opmerkingen gemaakt heeft. Op deze manier is een verslag een werkinstrument dat bindend is voor alle aanwezigen, want zij hebben de kans gekregen aanpassingen aan te brengen.
Laat een verslag ook ondertekenen.

Wees ervan overtuigd dat alleen hetgeen op papier staat, bindend is. De notulen van een vergadering hebben een zeer belangrijke archiefwaarde. Zij hebben een onbetwistbare bewijskracht.

Wie op deze manier vergadert zal absoluut efficiënt vergaderen en veel tijdwinst boeken. Vraag de aanwezigen op het einde van een vergadering altijd of er nog opmerkingen zijn, zodat iedereen de kans krijgt doeltreffend te participeren.